Для забезпечення збереження та доступу до публічної інформації документи, що знаходяться у володінні виконавчого комітету Пирятинської міської ради підлягають обов’язковій реєстрації у спеціальній системі обліку. У виконавчому комітеті Пирятинської міської ради функціонує система автоматизації діловодства та документообігу (АСКОД), яка дозволяє виконувати такі функції:
- обробку та облік вхідної кореспонденції
- обробку та облік вихідної кореспонденції
- обробку та облік розпоряджень міського голови з основної діяльності та з особового складу
- контроль виконання документів, розпоряджень, доручень міського голови
- пошук документа за основними його реквізитами та ключовим словом у короткому змісті документа
Всі документи у виконавчому комітеті Пирятинській міській раді формуються протягом року в хронологічному порядку у діловодні справи за зведеною номенклатурою справ. Зведена номенклатура справ складається з урахуванням структури виконавчого комітету Пирятинської міської ради та погоджується в установленому порядку з Державним архівом Полтавської області.
- Ознайомитись з інформацією запитувач може в спеціально визначеному кабінеті або, за його згодою, в кабінеті за місцем знаходження інформації. Для цього необхідно звернутися до відповідальних працівників відділу документообігу, звернень та контролю виконкому міської ради (перший поверх будівлі міської ради каб. № 12, телефон 0 (5358) 2-14-55).
- Запит на інформацію подається у каб № 12 (перший поверх будівлі міської ради, телефон 0 (5358) 2-14-55) з понеділка до п’ятниці з 8.00 до 17.00 (з 12.00 до 13.00 – обідня перерва) письмово, усно, за телефоном 2-14-55 або на електронну адресу – E-mail: office@pyryatyn-mrada.gov.ua.
- Скопіювати офіційні документи, які містять публічну інформацію, можна на 1-му поверсі будівлі міської ради за адресою: каб. 12, вул. Соборна, 42, м. Пирятин. Інформацію про поштові, електронні адреси, номери телефаксів та телефонів структурних підрозділів міської ради можна отримати на веб-сайті. Додаткова інформація про роботу з інформаційними запитами розміщена на веб-сайті Пирятинської міської ради „Доступ до публічної інформації“
За змістом інформація, якою володіє виконавчий комітет Пирятинської міської ради, поділяється на такі види:
- правова інформація (інформація, яка міститься у законах України, актах Президента України, постановах, розпорядженнях Кабінету Міністрів України, наказах міністерств та інших відомств України)
- інформація про фізичну особу (інформація про працівників розпорядника інформації та керівного складу структурних підрозділів міської ради.
- інформація з обмеженим доступом (конфіденційна, таємна та службова)
- інші види інформації (інформація, яка міститься в розпорядчих актах, дорученнях, протоколах, листах, інформаціях надісланих до центральних органів влади, місцевих органів влади, органів самоврядування, інших суб’єктів і отримана від них та внутрішніх документах, створених в процесі діяльності розпорядника інформації).