Загубили або втратили важливий документ? – Така неприємна ситуація може трапитися з кожним. А ще гірше – якщо це був нотаріально завірений документ, наприклад, договір купівлі-продажу нерухомості або заповіт. Але не поспішайте засмучуватись, адже у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, видається дублікат документа.
Дублікат нотаріальних документів – це другий екземпляр, який має таку ж юридичну силу, як і його оригінал. В дублікаті повністю відновлено текст оригіналу документа.
Для отримання дубліката документа фізична особа має подати нотаріусу:
документ, що посвідчує особу (паспорт, тимчасова посвідка на постійне проживання тощо);
довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків;
якщо за видачею дубліката документа звернувся представник заявника – на підтвердження представницьких повноважень він має подати нотаріально посвідчену довіреність (із чітким зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів).
Дещо особливою є процедура видачі дублікатів документів спадкоємцям померлого.
Так, дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. В цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).
Дублікат заповіту може бути виданий зазначеним у заповіті спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача.
Якщо за видачею дубліката документа звернувся представник юридичної особи – він має надати нотаріусу установчі документи юридичної особи на підтвердження її правоздатності та дієздатності, а також документи на підтвердження своїх повноважень.
Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, можуть бути видані також за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору – в тому числі за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором.
За загальним правилом дублікат робить той, хто видавав документ. Якщо ж нотаріус вже припинив свою діяльність – дублікат можна отримати в державному нотаріальному архіві.
Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу.
