Робота загального відділу та інформаційного забезпечення виконкому міської ради у виконавчому комітеті міської ради (далі-Відділ) впродовж 2019 року проводилася відповідно до Конституції України, законів України: „Про місцеве самоврядування в Україні“, „Про запобігання корупції“, „Про звернення громадян“, „Про доступ до публічної інформації“, „Про захист персональних даних“, актів Президента України, постанов Верховної Ради України, постанов Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, Положення про загальний відділ та інформаційного забезпечення виконкому міської ради, Плану роботи виконавчого комітету міської ради та інших нормативно-правових документів, які регламентують діяльність органів місцевого самоврядування та роботу Відділу.
Відділ працює у складі чотирьох працівників:
начальник відділу - Нестерець Тетяна Дмитрівна;
головний спеціаліст - Бульда Юлія Василівна;
провідний спеціаліст - вакансія;
спеціаліст І категорії – Гасан Ольга Віталіївна.
Головними завданнями, над якими працював Відділ впродовж 2019 року, були:
організація чіткої системи ведення діловодства та єдиного порядку роботи з документами у міській раді, її виконавчому комітеті, контроль за підготовкою, проходженням і виконанням службових документів;
контроль за організацією виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, в яких вказані контрольні терміни, протокольних рішень, розпоряджень і доручень міського голови та аналіз стану їх виконання;
здійснення консультативного та інформаційного забезпечення міської ради, її виконавчих органів відповідно до покладених на Відділ завдань;
забезпечення дотримання вимог чинного законодавства України щодо розгляду службових документів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, проведення аналізу звернень громадян, вивчення причин, що породжують скарги, реагування на факти порушення чинного законодавства;
забезпечення оприлюднення документів, прийнятих міською радою, її виконавчим комітетом та виданих міським головою розпоряджень з основної діяльності;
забезпечення збереження документів поточного діловодства та їх підготовка до здачі до архівного відділу Пирятинської районної державної адміністрації, документальна експертиза проектів рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.
За 2019 рік до Пирятинської міської ради надійшо 39 інформаційних запитів, у порівнянні з минулим роком це на 8 запитів більше.
Стосовно категорії дописувачів, то за публічною інформацією зверталися 19 юридичних осіб та 20 громадян. Основна кількість запитів, що надійшли до міської ради протягом звітнього періоду отримана електронною поштою – 27, 4 - отримано в письмовому вигляді поштою, 8 запитів прийнято особисто від запитувачів.
У 32 випадках запитувачам інформації надано змістовні відповіді. Відмовлено у наданні інформації 3 запитувачам. Направлено за належністю 3 запити. Станом на 31.12.2019 на виконанні знаходиться один запит. Усі запити на інформацію посадовими особами Пирятинської міської ради задоволено у терміни, встановлені статтею 20 Закону України „Про доступ до публічної інформації“.
З метою впровадження принципів верховенства права в діяльності Пирятинської міської ради та забезпечення прозорості та відкритості влади значна увага приділялася висвітленню діяльності. Впродовж року реалізовано програму ,,Висвітлення діяльності Пирятинської міської ради в засобах масової інформації“. Розроблено на 2020 рік програму ,,Висвітлення діяльності Пирятинської міської ради в засобах масової інформації“ та ,,Партисипативна демократія в діяльності Пирятинської міської ради“.
Станом на 31.12.2019 на виконання вимог статті 15 Закону України „Про доступ до публічної інформації“ на офіційному веб - сайті Пирятинської міської ради оприлюднено 4482 (у 2018 - 3472) інформації. У розрізі:
рішення сесії міської ради – 552 (378);
рішення виконавчого комітету міської ради – 501 (489);
розпорядження міського голови – 258 (221);
проекти рішень сесії міської ради – 592 (412);
проекти рішень виконавчого комітету міської ради – 553 (429);
протоколи засідань сесії та виконкому – 53 (51);
оголошення про скликання сесій та виконавчого комітету – 53 (51);
оголошення про проведення депутатських комісій – 106 (92);
інші оголошення – 143 (136);
рубрика ,,Актуально“ – 37 (34);
оновлені інформації про діяльність структурних підрозділів виконкому міської ради – 141 (193);
заходи – 83 (54);
оголошення про проведення особистого та виїзного прийомів міського голови, в тому числі і у старостатах – 37 (43);
гаряча телефонна лінія – 39 (41);
рубрика ,,Новини“ – 1334 (943).
Також розміщуються новини у соціальній мережі Facebook – 957 (938) та Instagram -155 (сторінка функціонує з 22 серпня поточного року).
З метою створення громадянам можливості отримати послуги на сайті та забезпечення принципів верховенства права, працює у тестовому режимі нові електронні сервіси ,,SMART Пирятин“. Офіційна інформація розміщується на Порталі відкритих даних, на інформаційних стендах.
Кількість користувачів на офіційному вебсайті 440705, з них нових 43679.
Також необхідно зазначити, що у ЗМІ розміщено 263 (227) інформацій (оголошення, привітання, рішення, заходи тощо) про діяльність міської ради, її виконавчого комітету, діяльність депутатів. На ТРК ,,Пирятин“ висвітлено 208 (175) сюжетів.
Для забезпечення конституційного права громадян на звернення щовівторка у міській раді працює „гаряча“ телефонна лінія, в якій беруть участь працівники міської ради (заступники міського голови, секретар ради, керуючий справами та начальники відділів). Надійшло 24 (29) усних звернень. Громадянам надано ґрунтовні роз’яснення та консультації.
З метою створення належних умов прийому громадян, оперативного вирішення проблем жителів ОТГ запроваджено проведення Днів міської ради у старостатах, які проводяться почергово першого четверга місяця. Таким чином, за 2019 рік відбулися 12 Днів міської ради у Калиновомостівському та Олександрівському старостатах, під час якого здійснювався виїзний прийом міського голови. Було обговорено ряд проблемних питань населених пунктів та міським головою дано відповідні доручення спеціалістам міської ради.
За звітний період надійшло 281 (305) звернення, з них письмових – 226 (240).
З метою вирішення питань та проблем, що турбують жителів Пирятинської ОТГ, проводиться моніторинг повторних та колективних звернень громадян і звернень, які надходять до органів влади вищого рівня, а також причини, що їх породжують.
На особистий прийом до міського голови звернулося 55 (65) осіб.
З усіх звернень: 18 (20) – повторні; 49 (52) – колективні.
Серед категорій авторів, зазначених у зверненнях: учасники та інваліди війни, учасники бойових дій – 1 (5); інваліди I, II, III групи – 10 (6); діти війни – 5 (5); матері-героїні, багатодітні сім’ї – 5 (4).
Основні питання, порушені у зверненнях, складають: комунального господарства – 86 (96), аграрної політики і земельних відносин – 60 (82), екології та природних ресурсів – 20 (23), соціального захисту – 29 (31), сім’ї, дітей, молоді, гендерної рівності, фізичної культури і спорту – 3 (9), житлова політика – 20 (20).
У своїх зверненнях громадяни порушували й інші питання, що стосуються практично усіх сфер, а не лише питання особистого характеру.
За результатами розгляду звернень позитивно вирішено – 59 (88), роз’яснено – 167 (151), відмовлено – 5 (2), інше – 50 (64).
Питання з розгляду звернень громадян постійно перебуває на контролі у керівництва міської ради, систематично розглядається на нарадах у міського голови та щоквартально на засіданнях виконкому міської ради.
У тестовому режимі працюють веб-сервіси „СМАРТ Пирятин“ (http://portal.pyryatyn-mrada.gov.ua/uk): електронні петиції Пирятинської ОТГ (http://petition.pyryatyn-mrada.gov.ua/uk).
Працює інтернет приймальня – 7 звернень протягом звітнього періоду.
Це дає можливість жителям ОТГ не тільки подавати заяви до виконавчого комітету міської ради, а й контролювати виконання проблемних питань.
Структурними підрозділами виконкому міської ради, комунальними підприємствами посилюється увага, вимогливість та контроль за станом справ щодо розгляду заяв, скарг заявників. Проте аналіз звернень громадян, які надійшли до міської ради свідчить, що необхідно оцінити важливість роботи із заявами та скаргами жителів ОТГ, забезпечити безпосередньо на місцях всебічний і якісний розгляд порушених у них питань.
Протягом 2019 року до міської ради надійшло 4356 документів (в порівнянні з минулим 3793), з яких взято на контроль 2084 (1319) документів. Центром надання адміністративних послуг зареєстровано 23605 (21091) заяв, на виконанні – 188.
На контролі перебуває 82 (у 2018-143) документи (в тому числі за 2018 рік – 3, 2017 – 1, 2016 -1), виконано з порушенням термінів – 218.
Впродовж 2019 року підлягало виконанню 268 (221) розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради - 501 (471), доручень міського голови – 155 (155).
Має місце неналежне реагування та неповне виконання завдань, визначених дорученнями міського голови. Із 155 доручень міського голови – 58 виконане з порушенням термінів, перебуває на виконанні - 38, не виконані – 32.
Аналізуючи стан виконання контрольних документів та відповідей на звернення громадян заступниками міського голови з питань діяльності виконкому та підзвітних їм структурних підрозділів виконкому міської ради, в тому числі і комунальних підприємств, варто зазначити, що у заступника міського голови з питань діяльності виконкому міської ради Варави М.В., начальника відділу із земельних та екологічних питань виконкому міської ради Стадника Є.В. та директора КП „Каштан“ Скочка В.І. низький рівень виконавської дисципліни.
Протягом 2019 року проведено засідання експертну комісію у виконкомі міської ради для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів щодо погодження номенклатури справ на 2020 рік. Визначено особу, відповідальну за архівний підрозділ апарату виконавчого комітету міської ради, начальника загального відділу та інформаційного забезпечення виконавчого комітету міської ради Нестерець Т.Д. У звітному році науково-технічне опрацювання проведено за 2014-2015 роки.
Станом на 01.12.2019 року до архівного відділу Пирятинської районної державної адміністрації на постійне зберігання передано 1576 документів Національного архівного фонду Пирятинської міської ради. Документи з особового складу по 2015 рік включно зберігаються у архівному підрозділі Пирятинської міської ради. Усі справи закартоновані та зберігаються на металевих стелажах. У першому кварталі 2020 року планується провести науково-технічне опрацювання документів за 2016-2017 роки. Упорядкування документів проводиться госпрозрахунковою групою при архівному відділі Пирятинської районної державної адміністрації.
З метою підвищення ділових якостей та професійного росту у 2019 році працівники відділу брали участь у семінарах, тренінгах, короткострокових курсах підвищення кваліфікації.
Протягом 2019 року не в повному обсязі проведено роботу щодо надання вчасно інформації про виконання контрольних документів, звернень громадян у визначені терміни, що призвело до порушення їх строків.
Також не забезпечено своєчасне оприлюднення на офіційному веб-сайті Пирятинської міської ради протоколів виконавчого комітету міської ради у зв’язку з вакантною посадою у відділі.
Головними завданнями, над якими працюватиме Відділ впродовж 2020 року:
організація чіткої системи ведення діловодства та єдиного порядку роботи з документами у міській раді, її виконавчому комітеті, контроль за підготовкою, проходженням і виконанням службових документів;
контроль за організацією виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, в яких вказані контрольні терміни, протокольних рішень, розпоряджень і доручень міського голови та аналіз стану їх виконання;
здійснення консультативного та інформаційного забезпечення міської ради, її виконавчих органів відповідно до покладених на Відділ завдань;
забезпечення дотримання вимог чинного законодавства України щодо
розгляду службових документів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, проведення аналізу звернень громадян, вивчення причин, що породжують скарги, реагування на факти порушення чинного законодавства;
забезпечення оприлюднення документів, прийнятих міською радою, її виконавчим комітетом та виданих міським головою розпоряджень з основної діяльності;
забезпечення збереження документів поточного діловодства та їх підготовка до здачі до архівного відділу Пирятинської районної державної адміністрації, документальна експертиза проектів рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.
